BLOG

zdjęcie z wpisu

Moje sprawdzone triki na organizację pracy w domu

Z życia freelancera

Moje sprawdzone triki na organizację pracy w domu

Największym wyzwaniem przy pracy z domu jest zorganizowanie się, czyli wykonanie zadań na czas, zmobilizowanie się do obowiązków i efektywna praca. Zarządzanie czasem w pracy freelancerów czy pracowników zdalnych z elastycznymi godzinami pracy to podstawowa kwestia. Jeśli dobrze się rozgryzie, jak zarządzać czasem i organizować sobie pracę każdego dnia, to jest to połowa sukcesu przy freelancingu.

Niestety, sam talent do wykonywania pewnych usług nie wystarczy – osoby nieogarniające czasu nie będą wyrabiać się ze zleceniami, do tego zabraknie im motywacji do pracy, bo wiecznie będą zalegać z zadaniami. Nie wspominając już o tym, jak to odbije się na ich życiu prywatnym – zatrze się granicą między pracą a całą resztą, bo w ramach nadganiania marnowanego czasu, freelancer będzie pracować niemal non-stop czy do późnych godzin wieczornych. Jak tego uniknąć? Przyda się kilka trików na organizację pracy w domu. Ja sama stosuję poniższe metody i (w miarę) udaje mi się ogarnąć czas pracy.

  1. Robię listę zadań na dzień i tydzień

Mam świetne arkusze, które znalazłam na Pakamera.pl. Jeden rodzaj dotyczy celów tygodniowych, drugi – codziennych. To arkusze do tzw. bullet journala, czyli dziennika prowadzonego w punktach. W każdą niedzielę siadam i wypisuję cele na dany tydzień – rzeczy do wykonania w kolejności pod względem priorytetów, spotkania, sprawy do załatwienia. Codziennie wieczorem zaś ustalam listę zadań na kolejny dzień. Nadaje każdemu zadaniu ważność – numer 1, 2, 3, 4. Zaczynam pracę od tych tłumaczeń, tekstów na strony www, tekstów na bloga czy artykułów sponsorowanych, które mają najbliższy deadline, są najtrudniejsze do wykonania, dotyczą ważnego klienta, z którym współpracuję na stałe lub są najlepiej płatne (albo kombinacja kilku tych czynników). Potem wykonuję kolejne zadania. Jeśli okaże się, że nie wyrobie się z zadaniem o priorytecie niskim, bo już nie mam siły czy zabrakło mi czasu, to przechodzi ono na kolejny dzień z priorytetem najwyższym. Zaczynam następny dzień pracy od zrobienia rzeczy, których nie zdążyłam zrobić wcześniejszego dnia. Dzięki temu nie tworzą się zaległości – plan ulega zmianie tylko nieznacznie, a zadania niewykonane mają maksymalnie jeden dzień roboczy opóźnienia. Proste, ale genialne.

  1. Wykonuję jedną rzecz na raz

Dobra, przyznam się – często jest to punkt czysto teoretyczny. Staram się wykonywać jedną rzecz na raz. Wiem, że to wskazane. Korporacje wpoiły nam, że multitasking jest fantastyczną umiejętnością. Może i czasem jest (spytajcie matek małych dzieci), ale niestety nie da się wykonywać kilku zadań na raz, tak by nie ucierpiała na tym efektywność i jakość. Jeśli robimy jedną rzecz w danym momencie, to poświęcamy się jej całkowicie. Każde rozproszenie uwagi – nawet na kilka minut, by odebrać maila czy telefon – powoduje, że traci się dodatkowe minuty na to, by wdrożyć się z powrotem w pracę. Wydaje się ci, że to niewiele – kilkanaście minut straty czasu? To teraz policz, ile razy dziennie porzucasz wykonywaną pracę, by właśnie odebrać maila i na niego odpisać (bo masz włączone powiadomienia pop-up czy telefoniczne na skrzynce mailowej). Z pewnością się okaże, że tracisz na te czynności nawet godzinę czy półtorej (tak przynajmniej mówią niektóre badania). Warto robić jedną rzecz i pracować głęboko, bez odbierania maili i telefonów. Co 2 czy 3 godziny wchodź na pocztę czy włączaj telefon i nadrabiaj zaległości. Naprawdę nie stracisz wiele, jeśli odpiszesz na maila czy oddzwonisz po 2 godzinach. A możesz zyskać efektywnie wykorzystany czas do maksimum i wykonania zadania z wielką precyzją i jakością.

  1. Stosuje się do zasady „zjedz tę żabę”

Zasada wymyślona przez guru coachingu Briana Tracy. Nie jestem fanką coachów i raczej nie sięgam po książki mówiące mi, jak żyć – zwłaszcza, gdy piszą je Amerykanie, którzy mają to swoje hiperoptymistyczne podejście do życia, które mnie, urodzoną pesymistkę, trochę mierzi. Trafiłam jednak kiedyś na publikację Tracy’ego w ramach researchu do ebooka, który pisałam dla klienta. Tak poznałam zasadę żaby. Tracy naucza, że najlepiej jest zacząć dzień pracy od „zjedzenia żaby”, czyli wykonania najtrudniejszego, budzącego największe obawy zadania. Ludzie zazwyczaj mają tendencję do odkładania takich zadań. Wolą zająć się czymkolwiek innym, a „żaba” sobie siedzi cały dzień i czeka, aż wreszcie jest za późno, by się nią zająć. Tak mogą minąć dni, aż przyjdzie deadline i wtedy w panice i stresie trzeba w krótkim czasie okiełznać wykonanie trudnej i nieprzynoszącej przyjemności czynności. W między czasie cały czas myśli się o tym podświadomie, że zostało jeszcze to zadanie i trudno się skupić na innych rzeczach czy kompletnie zrelaksować. Dlatego najlepiej jest zacząć od „żaby” – wykonać i mieć z głowy. Przyjdzie ulga i reszta pracy wydać nam się już łatwizną. Zdecydowanie to polecam – zawsze zaczynam dzień czy tydzień od napisania najdłuższego czy wymagającego największego researchu i wiedzy tekstu na bloga czy artykułu sponsorowanego.

  1. Używam metody pomodoro.

Pod tą przyjemną nazwą nie kryje się żaden trik na obieranie pomidorów czy wykonanie pysznego sosu napoli. Metoda pomodoro dotyczy organizacji czasu. Pomodoro wymyślił – jakżeby inaczej – Włoch, Francesco Cirillo. Dlaczego akurat pomidor? Metoda skojarzyła się Francesco z minutnikiem kuchennym, która ma często kształt pomidora. Zatem jest jednak jakieś skojarzenie kulinarne, aczkolwiek nie chodzi tu o to, by przyrządzić wspaniałą potrawę, ale by ogarnąć własny czas pracy. Metoda pomodoro opiera się na następujących zasadach:

  • Intensywna praca przez 25 minut,
  • Przerwa 5-minutowa po każdej serii,
  • Po 4 seriach 25-minutowych następuje jedna długa przerwa 15-minutowa,
  • Nie dziel się pomodoro, czyli 25-minutowego okresu pracy – trzeba pracować do końca licznika.
  • Jeśli jedno zadanie wymaga więcej czasu, należy je podzielić na kilka pomodoro,
  • Gdy skończy się jedno zadanie w trakcie trwania pomodoro, od razu trzeba zacząć kolejne, bez robienia przerwy.

Możesz samodzielnie odliczać czas, na przykład używając telefonu ze stoperem czy minutnika kuchennego. Jest też strona dedykowana tej metodzie: https://tomato-timer.com/#. Nie trzeba się logować czy rejestrować, a strona jest darmowa. Po każdym zakończeniu pomodoro i przerwie następuje sygnał dzwonka oraz powiadomienie pop-up. Jest też możliwość regulacji czasu pomodoro i przerw. Jeśli chcesz je wydłużyć – żaden problem, aczkolwiek ustalony czas jest optymalny do pracy głębokiej (czyli bez rozpraszania się) oraz przerw, wedle wielu badań naukowych.

 

Powodzenia w organizacji czasu pracy w domu! Ja ciągle się uczę, jak to robić jeszcze lepiej każdego dnia. Pracy przybywa – coraz więcej klientów zleca tłumaczenia, korekty tekstów, pisanie tekstów na bloga, tekstów na stronę www – a doba się nie wydłuża. Niestety. Dobrze, że są różne triki i metody, które mądrzejsi ode mnie wymyślili, by radzić sobie z zarządzaniem czasu przy freelancingu.